Créer un blog Ehpad privé pour partager avec les familles

Créer un blog EHPAD privé permet à un établissement de maintenir un lien régulier avec les familles tout en partageant les moments de vie des résidents dans un espace réservé. Photos des animations, vidéos, actualités, agenda, messages de l’équipe ou souvenirs d’événements peuvent ainsi être réunis au même endroit sans avoir à les diffuser publiquement sur les réseaux sociaux.

Pour les familles qui habitent loin, qui ne peuvent pas se déplacer régulièrement ou qui souhaitent simplement suivre davantage la vie quotidienne de leur proche, ce type d’espace constitue un véritable point de contact avec l’établissement. Une plateforme de partage photos sécurisé permet de gérer les accès et de réserver les publications aux personnes autorisées.

Un blog EHPAD ne remplace évidemment ni les échanges avec les équipes ni les visites. Il complète la communication en donnant aux familles un accès simple à des contenus qu’elles n’auraient autrement pas l’occasion de voir : ateliers, anniversaires, sorties, spectacles, repas festifs ou activités organisées au sein de la résidence.

Pourquoi créer un blog EHPAD privé ?

Les établissements cherchent depuis longtemps des moyens simples de communiquer avec les familles des résidents. Téléphone, e-mail, courrier et site Internet remplissent chacun une fonction différente, mais ils ne permettent pas toujours de montrer facilement la vie quotidienne de la résidence.

Un blog EHPAD privé apporte une dimension supplémentaire : il permet de publier régulièrement des contenus visuels et de les organiser dans un espace que les proches peuvent consulter à leur rythme.

Cette solution répond notamment à plusieurs besoins :

• donner des nouvelles du quotidien ;
• mettre en valeur les animations ;
• partager des albums photos ;
• publier certaines vidéos ;
• informer les familles d’un événement ;
• présenter les projets de l’établissement ;
• conserver une trace des moments importants ;
• renforcer le lien entre les résidents et leurs proches.

L’intérêt principal est que les contenus destinés aux familles ne sont pas mélangés à la communication publique de l’établissement.

Blog EHPAD public ou espace privé : quelle différence ?

Un EHPAD peut parfaitement disposer d’un site Internet public. Celui-ci est utile pour présenter l’établissement, ses coordonnées, ses prestations, ses chambres, ses services ou ses modalités d’admission.

Le problème apparaît lorsque l’on souhaite utiliser ce même site pour publier régulièrement des photographies identifiables de résidents.

Ces images concernent des personnes réelles et leur vie quotidienne. Elles n’ont généralement pas vocation à être consultées par n’importe quel internaute.

Il est donc préférable de distinguer :

• le site institutionnel public ;
• les informations générales accessibles à tous ;
• les albums et vidéos destinés aux proches ;
• les éventuels documents réservés à certaines familles.

Cette séparation rend la communication plus claire et permet d’adapter le niveau de confidentialité au contenu publié.

Partager des photos et des vidéos en privé

Une fois le blog créé, l’établissement peut organiser ses publications sous forme d’albums photos, de vidéos ou de billets d’actualité.

Les équipes peuvent par exemple créer :

• un album pour une sortie ;
• un album pour une fête d’anniversaire ;
• une galerie consacrée aux activités créatives ;
• quelques photos d’un repas à thème ;
• une courte vidéo d’un spectacle ;
• un album consacré au jardin de la résidence ;
• des souvenirs d’une rencontre intergénérationnelle.

L’objectif n’est pas de photographier constamment les résidents, mais de sélectionner quelques moments représentatifs de la vie de l’établissement.

Le personnel peut effectuer les mises à jour depuis un ordinateur ou, lorsque le fonctionnement du service le permet, depuis un téléphone ou une tablette.

Les familles accèdent ensuite à l’espace photos privé de la maison de retraite à partir de l’accès qui leur a été communiqué.

Maintenir le lien avec les familles à distance

Toutes les familles ne vivent pas à proximité immédiate de l’établissement.

Les enfants ou petits-enfants d’un résident peuvent habiter dans une autre région, un autre pays ou simplement avoir des contraintes professionnelles qui limitent la fréquence des visites.

Un blog privé ne remplace pas le contact humain, mais il permet de conserver un fil entre deux visites.

Voir son parent participer à une activité, assister à un spectacle ou prendre part à un atelier peut être rassurant et donner matière à discussion lors du prochain appel téléphonique.

Quelques photos bien choisies peuvent aider une famille éloignée à mieux suivre la vie quotidienne de son proche sans transformer l’établissement en vitrine publique.

Quelles informations publier sur un blog EHPAD ?

Le blog peut contenir bien davantage que des photographies.

Les animations

Ateliers mémoire, cuisine, musique, jardinage, jeux, spectacles ou interventions extérieures peuvent être présentés régulièrement.

L’agenda

Le calendrier des animations du mois permet aux proches de savoir ce qui est prévu dans l’établissement.

Les actualités

Un nouveau projet, l’arrivée d’un intervenant, une sortie ou une activité particulière peuvent faire l’objet d’une publication.

Les vidéos

De courtes vidéos peuvent être utilisées pour montrer une animation musicale, un spectacle ou transmettre un message lorsque les personnes concernées ont donné leur accord pour cet usage.

Les informations pratiques

L’établissement peut également publier certaines informations destinées uniquement aux proches, lorsqu’il ne souhaite pas les mettre sur son site public.

Pourquoi ne pas simplement utiliser Facebook ?

Les réseaux sociaux sont très efficaces pour diffuser publiquement une information. Ce fonctionnement n’est cependant pas toujours adapté à des albums destinés aux familles de résidents.

Facebook peut par exemple être utile pour présenter un événement ouvert au public, publier une offre d’emploi ou communiquer sur une actualité générale.

Pour les photos du quotidien des résidents, la problématique est différente.

Le contenu se retrouve dans un environnement social généraliste où les utilisateurs peuvent interagir, partager et conserver les publications selon les possibilités offertes par la plateforme.

Un espace privé permet au contraire de réserver les albums aux personnes concernées.

Les risques de piratage de comptes existent également sur les services en ligne. Cybermalveillance.gouv.fr publie par exemple des conseils spécifiques concernant le piratage de compte.

Et WhatsApp pour envoyer des photos aux familles ?

La messagerie instantanée peut être pratique pour transmettre rapidement un message à une personne précise.

Elle devient cependant moins adaptée lorsqu’elle sert à envoyer de nombreux albums à plusieurs familles.

Les photographies se retrouvent alors directement dans les conversations et peuvent être enregistrées sur les appareils des destinataires.

À long terme, les photos sont difficiles à classer et les familles doivent parcourir de nombreux messages pour retrouver un événement particulier.

Le blog EHPAD permet au contraire de créer une véritable bibliothèque organisée des publications.

Créer des accès réservés aux familles

Le fonctionnement d’un espace privé repose sur la gestion des accès.

L’établissement doit savoir quelles personnes peuvent consulter les contenus et pouvoir modifier cette liste lorsqu’un accès n’est plus nécessaire.

Selon l’organisation du service, les proches peuvent recevoir une invitation associée à un mot de passe ou à un accès personnel.

L’objectif n’est pas seulement de mettre un mot de passe devant une page : il s’agit surtout de conserver une liste maîtrisée des personnes autorisées à consulter les contenus.

Peut-on créer plusieurs accès selon les familles ?

Selon l’organisation de l’établissement et les fonctionnalités de la plateforme utilisée, il peut être utile de différencier les accès.

Toutes les familles n’ont pas nécessairement besoin de voir l’ensemble des contenus publiés dans un grand établissement.

On peut par exemple organiser plusieurs espaces ou rubriques par unité, étage, secteur ou groupe d’activités.

Cette segmentation permet de limiter la quantité de contenus affichés à chaque utilisateur et de rendre la navigation plus simple.

Droit à l’image des résidents : le blog privé ne suffit pas à lui seul

Créer un espace privé constitue une mesure de protection importante, mais cela ne dispense pas l’établissement de gérer correctement le droit à l’image des personnes photographiées.

Un résident doit être informé de l’utilisation prévue de son image lorsque son consentement est requis et doit pouvoir comprendre dans quel contexte la photo ou la vidéo sera utilisée.

Selon la situation de la personne et le cadre applicable, l’établissement doit également tenir compte des représentants ou personnes habilitées lorsque cela est nécessaire.

Il est donc important de distinguer :

• la prise de vue ;
• la conservation du fichier ;
• la diffusion dans l’espace privé ;
• une éventuelle utilisation publique ou promotionnelle.

Une autorisation correspondant à un usage ne doit pas être interprétée automatiquement comme valable pour tous les autres.

Vous pouvez consulter également notre page consacrée au droit à l’image des résidents en EHPAD.

RGPD et photos de résidents

Lorsqu’une personne est identifiable sur une photographie, cette image constitue une donnée personnelle.

L’établissement doit donc organiser son traitement de manière cohérente : pourquoi la photo est prise, où elle est stockée, qui peut la consulter, combien de temps elle est conservée et comment elle peut être supprimée lorsque cela devient nécessaire.

Le choix d’un espace privé fait partie de cette organisation, mais il ne remplace pas l’ensemble des obligations applicables au traitement des données personnelles.

Valoriser les animations et le travail des équipes

Le blog peut également servir à mieux montrer le travail réalisé au quotidien par les professionnels.

Une animation ne se résume pas au moment où elle se déroule. Elle implique souvent une préparation, un choix pédagogique, une coordination entre plusieurs membres de l’équipe et parfois l’intervention de partenaires extérieurs.

Les familles ne voient pas toujours cette organisation.

Quelques photos accompagnées d’un court texte permettent de mieux expliquer les projets menés dans l’établissement et de valoriser le rôle des animateurs, soignants et autres professionnels participant à la vie collective.

Ne pas confondre communication et information médicale

Un point doit être particulièrement clair : un blog EHPAD n’est pas un outil destiné à transmettre des informations médicales confidentielles.

Les photos et actualités peuvent montrer la vie de la résidence, mais les données de santé et informations individuelles sensibles doivent suivre les canaux adaptés définis par l’établissement.

Dire qu’un résident a participé à une activité ne revient pas à communiquer un diagnostic, un traitement ou des informations médicales personnelles.

Cette distinction permet de conserver le blog dans son rôle : un espace de communication et de partage avec les familles.

Comment organiser les albums d’un EHPAD ?

Une bonne organisation facilite énormément la consultation.

L’établissement peut classer ses contenus de différentes manières :

• par mois ;
• par activité ;
• par unité ;
• par événement ;
• par saison ;
• par projet.

Par exemple :

• Fête de l’été ;
• Atelier pâtisserie ;
• Noël à la résidence ;
• Sortie au marché ;
• Semaine intergénérationnelle ;
• Jardin et plantations ;
• Anniversaires du mois.

Quelques albums bien nommés sont beaucoup plus agréables à consulter qu’une longue galerie contenant plusieurs centaines de photographies sans classement.

Qui doit publier les photos ?

La direction peut décider qui dispose du droit de publier sur le blog.

Dans un petit établissement, une personne référente peut centraliser les mises à jour.

Dans une structure plus importante, plusieurs collaborateurs peuvent intervenir :

• animation ;
• communication ;
• direction ;
• personnel désigné dans chaque unité.

L’important est que les règles soient connues de tous : quelles photos peuvent être publiées, qui vérifie les autorisations et quel support doit être utilisé.

Mettre en place une procédure simple de publication

Une procédure peut tenir en quelques étapes :

1. prendre les photos pendant l’activité ;
2. sélectionner les clichés réellement utiles ;
3. vérifier les personnes présentes et les autorisations correspondantes ;
4. contrôler qu’aucune information sensible n’apparaît à l’image ;
5. ajouter les photos dans le bon album ;
6. publier auprès des familles concernées ;
7. gérer ensuite les demandes éventuelles de retrait.

Cette méthode évite les publications improvisées depuis les comptes personnels des salariés.

Éviter de conserver les photos sur les téléphones personnels

La question du matériel utilisé pour prendre les photos doit également être prévue par l’établissement.

Une image prise avec un téléphone personnel peut être automatiquement copiée dans un cloud ou rester enregistrée dans la photothèque de l’utilisateur.

L’établissement doit donc définir clairement comment les fichiers sont transférés vers le système prévu et ce qu’il advient des copies restantes sur les appareils.

Centraliser les contenus dans un espace commun évite qu’ils restent dispersés entre plusieurs smartphones.

Peut-on empêcher le téléchargement des images ?

Selon les fonctions disponibles, l’administrateur peut choisir d’autoriser ou non le téléchargement direct des photos et vidéos.

Cette fonction peut être utile lorsque l’établissement souhaite permettre la consultation sans proposer systématiquement le fichier original à chaque utilisateur.

Il faut toutefois rester réaliste : une image visible sur un écran peut toujours faire l’objet d’une capture. L’interdiction du téléchargement réduit donc les possibilités de copie immédiate sans pouvoir constituer une garantie absolue.

Un espace privé sans application obligatoire

Les proches des résidents n’utilisent pas tous le même matériel.

Certaines personnes consultent les contenus depuis un smartphone récent, d’autres depuis une tablette ou un ordinateur.

Un service fonctionnant dans un navigateur permet d’éviter d’imposer l’installation d’une application et facilite l’accès aux personnes moins à l’aise avec les outils numériques.

Personnaliser le blog de l’établissement

Le blog peut reprendre l’identité visuelle de la résidence : nom, logo, message de bienvenue ou organisation particulière des rubriques.

Cette personnalisation aide les familles à identifier immédiatement l’espace dans lequel elles se trouvent.

Elle peut également être utile lorsqu’un groupe gère plusieurs établissements et souhaite créer un espace distinct pour chacun.

Un espace privé pour partager avec les familles

Partagephotos.com permet de créer un espace photos et vidéos privé destiné notamment aux familles de résidents.

L’administrateur peut organiser les publications, gérer les accès et mettre à disposition différents contenus depuis une interface unique.

Les proches invités peuvent ensuite accéder aux rubriques prévues par l’établissement.

Pour approfondir la question du partage d’images, consultez également notre page consacrée au partage de photos de résidents en EHPAD.

Créer un blog EHPAD en 8 étapes

1. Définir les contenus à publier. Photos, vidéos, agenda, actualités ou informations pratiques.

2. Distinguer le contenu public du contenu privé. Le site institutionnel et le blog familles ne remplissent pas la même fonction.

3. Choisir la plateforme. Vérifiez les accès, l’hébergement et le fonctionnement général.

4. Créer les rubriques. Organisez les albums et les principales catégories avant de commencer à publier.

5. Définir les personnes pouvant publier. Évitez que chacun utilise sa propre solution.

6. Vérifier les autorisations nécessaires. Les usages de l’image doivent correspondre aux informations données aux personnes concernées.

7. Inviter les familles. Donnez les accès uniquement aux personnes concernées.

8. Mettre les accès à jour. Retirez ceux qui ne sont plus nécessaires et organisez la conservation des anciens contenus.

Pourquoi le blog EHPAD peut améliorer la relation avec les familles ?

Une communication régulière crée de la visibilité sur la vie de l’établissement.

Les proches peuvent découvrir les projets, les animations et les petits moments du quotidien qu’ils ne voient pas lors d’une visite ponctuelle.

Cette transparence ne consiste pas à tout montrer ni à publier chaque instant de la journée. Elle consiste à partager quelques contenus pertinents dans un cadre défini.

Lorsque les familles savent où trouver les publications et comprennent comment les accès sont gérés, l’outil devient beaucoup plus rassurant et utile.

Pour approfondir la création d’un espace spécifiquement consacré aux photos, vous pouvez également consulter notre guide pour créer un blog photo pour EHPAD avec partage sécurisé.

Questions fréquemment posées

Pourquoi créer un blog EHPAD privé ?

Un espace privé permet à l’établissement de réunir les albums photos, vidéos et actualités destinés aux proches dans un environnement distinct du site public. Lire la suite : Pourquoi créer un blog d’EHPAD privé.

Comment partager des photos de maison de retraite ?

Les photographies peuvent être classées dans des albums et mises à disposition des familles autorisées depuis un espace privé. Lire la suite : Comment partager des photos en maison de retraite.

Pourquoi protéger le droit à l’image des résidents en EHPAD ?

L’image d’une personne ne doit pas être utilisée sans tenir compte du contexte, des droits de la personne et des autorisations nécessaires. Lire la suite : Pourquoi protéger le droit à l’image des résidents en EHPAD.

Que partager dans son espace EHPAD sécurisé ?

Albums photos, vidéos, agenda, actualités, animations et informations utiles peuvent être regroupés dans différentes rubriques. Lire la suite : Quoi partager dans son espace EHPAD sécurisé.

Quel est le tarif d’un blog EHPAD privé ?

Le tarif dépend de l’offre retenue et les familles peuvent accéder à l’espace selon le système d’invitation mis en place par l’administrateur. Lire la suite : Quel est le tarif d’un blog EHPAD privé pour les familles.

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